总裁助理/总经理助理


        总经理助理处于"总管家"与"部管部长"的双重位置,围绕着中心工作,上协调领导,下联系群众,事务、政务都要过问。

        

助理职责

        1、在总经理领导下负责办公室的全面工作,努力作好总经理的参谋助手,起到承上启下的作用,认真做到全方位服务。

        2、在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。

        3、协助总经理作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况。

        4、负责各类文件的分类呈送,请集团领导阅批并转有关部门处理。

        5、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议,供总经理决策。

        6、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议记录。做好决议、决定等文件的起草、发布。

        7、做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作。

        8、负责保管使用企业图章和介绍信。

        9、负责企业内外的公文办理,解决来信、来访事宜,及时处理、汇报。

        10、负责上级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。

        

岗位职责

        一.要认清自己,处事有原则。找不准位置,也就找不准工作的立足点、切入点、着力点,工作起来也就找不着“感觉”。

        总经理助理处于“总管家”与“不管部长”的双重位置,围绕着中心工作,上协调领导,下联系群众,事务、政务都要过问,其他部门管不了、不该管的,都要总经理助理去管。总经理助理要把握所应扮演的角色,把握好工作分寸,管理不巨细,参谋不决断,助手不揽权,不越权,不越位,不缺位,工作要到位。

        

        二.要耳聪目明,作好参谋工作。

        从大的方面说,当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息,准确地搞好反馈,积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题,还要认真分析问题,给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见,还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种,要有多种方案,以便优中选优,“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实,并及时搞好督促检查,搞好落实情况反馈。

        

        三.要长袖善舞,作好各部门之间的“润滑油”。

        首先要协调好上下的关系。对上:要尊重而不盲从,服务而不奴婢,更不能违背原则盲从领导。陈云同志说,要“不唯书,不唯上,要唯实。”在实际工作中,不看领导眼色是不可能的,但要有分寸,要坚持原则,按章办事,不能惟命是从。待下:以礼,以诚,以情。不要盛气凌人,不搞瞎指挥、乱指挥,不欺下瞒上。再是协调好内外关系,外求支持协作,内求团结向上。

        

        四.要高效快捷处理有关事务。总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识,求真务实、雷厉风行的工作作风,运筹帷幄的领导艺术,在有限的时间里办好应办之事。

        要善于“分身”,明确该干什么,不该干什么,先干什么,后干什么。要有所为,有所不为。为好应为之事。该别人“代劳”之事,要分解任务到人,并明责授权,责权相等。一旦分工、明责、授权,要少插手,多支持下级大胆工作。不要事无巨细,事必躬亲。不该为之事,“亲自”未必就好,还往往会挫伤员工的积极性。工作有成绩,也会有不足,要客观地分析是非功过,更不要跟下边抢功争好。尤其是出现过错不要推诿,对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实,力求实绩、实效。总办工作不能摆花架子,更不能弄虚作假。要真实地反映情况,扎实地开展工作。

        

        五.要不断提升个人素质,增加人文魅力。自身素质强,就会产生人文 “魅力”和影响力。要当好总经理助理,要*权力的影响力,但更重要的是*非权力的影响力。

        只有二者有机结合,才能更好地开展工作。要注重发挥自身非权力因素的影响力,*德、识、才、学,*高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作。在提高自身素质的同时,还要学会尊重,学会理解,学会“给予”,尊重上级,理解同级,于“给予”下级。培养人才,帮助人展现才能,实现价值。

        

        六.要注意自身形象,起好表率作用。总办处在公司的第一线,一举一动都代表着公司形象。

        总经理助理务必要加强自身修养,注重自我形象塑造。同时,要引导公司全体员工强化形象意识,形成塑造形象的共识。工作中,要重视外在形象的“包装”,全心全意地、热情细致地待人接物,为人处事。要经常并善于“换位思考”,想一想假如自己是领导或是员工怎么办,设身处地地搞服务、办实事、办好事。

        

        七.要制订并完善游戏规则。

        一方面要根据工作需求,建立一套切实可行的工作规章制度,并不折不扣地去执行。另一方面要在工作实践中不断地加以完善。比如,要建立值班制度、会务制度、文秘制度、以及廉政制度等,用制度管人、管事。根据游戏规则,奖优罚劣。表扬、奖励好的,批评、惩罚坏的。不能好坏不分,是非不明,不能让“会叫唤的孩子多吃糖”,更不能形成或陷入“干的不如不干的,不干的不如捣蛋的”怪圈,建立并逐步完善好人能够积极办好事,坏人不敢办坏事的良好机制,确保公司工作正常、有序、高效运转。

        

        八.要努力营造温馨快乐的工作环境。

        要着力创造总办工作的良好环境,用良好的环境去影响人、改造人、约束人。积极倡导、努力创造勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境,增强总办整体效能。总经理助理要把创造温馨快乐的工作环境视为重要的工作内容,思想上重视,工作上要研究、策划,采取切实有效的举措,搞好宣传,形成舆论氛围。搞些健康有益的文娱活动,活跃员工的文化生活,努力创造一种用事业人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。

        

总经理助理注意事项

        但是因为是总经理助理.所以首先该知道不该你做和过问的事,绝对不要去做.

        

        其次不要打别人小报告.

        

        第三要按时完成工作.要注意细节.比如安排同事吃饭吧,你要知道坐哪路车去,收费多少,吃饭地方卫生味道价钱能坐多少人,还有留守人员安全.

        

        第四就是对老板态度要不亢不卑


        要把老板交待的事情做好,该做的做好,不该做不该问的千万不要去问,就算你很好奇,也不要去打听,还有最重要的一点要与下属搞好关系,就算是最低层的也是一样,因为人家的经验比你多.


        负责各类办公用品、器具与设备、劳卫用品、车用材料和节日礼品及实物福利品的采购工作。


        根据批准的采购计划,按时按量购进货品,要求货比三家、降低成本、秉公办事、不谋私利。


        负责公司信纸、信封、名片、业务礼品和企业形象所需印刷的定制工作,确保质量和时间要求。


        对购进物品保存质保书、保修单,对使用中的问题负责,并及时与厂商联系解决。


        对购进物品做好移交验收工作,提供合法齐全的原始发票及附有的技术说明书。


        主办或协办向有关政府部门的项目申报、年检、申领各类证照,完成批文手续及出境手续等事宜。


        具体办理来宾食宿安排、购票和迎送事宜,以及公司重大活动和联谊活动的后勤总务保障。


        必要时充任临时驾驶员完成紧急用车任务。


        完成行政部部长临时交办的其他任务。

        

如何做好总经理助理?

        开宗明义,总经理助理即古代之幕僚,当今则称之为智囊。对内,他们凭借丰富的经验和超常的智慧独当一面;对外,则以自己的机敏与魅力赢得普遍信赖和赞誉。总经理助理一方面要为公司发展运筹擘画,另一方面更要分担繁重的行政事务,让总经理得以集中精力思考事关全局的、具有战略意义的大事。因此,总经理助理须有广博的知识,丰富的管理经验,智慧的头脑和干练、稳健的办事作风。故西方一位管理学家说:“……往往,总经理助理是不可替代的。”诚则斯言。

        

6条管理原则

        处于创业阶段的公司,总经理助理如何管理人力资源,特别是高素质人才?仅以一己之见,聊备一说。


        1. 当好教练,做好示范,凡要求别人做的,自己首先做好。以收无为而治之效。


        2. 三管三不管。事关大局的事,管;影响公司形象的事,管;有损公司利益的事,管。管则管严,不留余地。个人私生活不管;个人习惯不管;与公司无关的事不管。不求全责备,不管小节。


        3. 远大的目标。公司小志向应该远大;基础薄弱,目标必须宏伟,惟其如此,才能把人才聚集帐下。如美国的微软。


        4. 优化资源配制。知人善任,量才使用,让英雄有用武之地。如张良之用韩信,因一人而乾坤定;如孔明知刘关张,因配置优化而汉室兴。


        5. 高薪酬、高福利。一流人才给一流待遇。惟有高薪才是能把高素质人才长期吸引住的东西,因它能避免社会风险带来的不安全感。


        6. 容人、爱才,攻心为上。

        

总经理助理的工作职责:

        1、起草公司工作计划总结,并作好公司重要会议记录;

        2、起草、存档整理总经理签发文件;

        3、公司管理制度、规章制度,网页设计方案书、合同书,公司总体运行配合;

        4、接听电话、妥当应答,并做好电话记录

        5、掌握总经理的日程安排做好预约工作,安排商务旅行;

        6、完成总经理或综合管理部经理交办的其他工作;

        

助理职责

        1、在总经理领导下进行工作。

        2、协助总经理处理好日常事务。

        3、协助总经理协调下属部门之间的关系。

        4、协助总经理做好与外单位联系的具体工作。

        5、负责分管范围内的各项工作。

        6、完成领导交给的其他工作。

        

总经理办公室主任岗位职责

        1、在总经理领导下负责办公室的全面工作,努力作好总经理的参谋助手,起到承上启下的作用,认真做到全方位服务。

        2、协助总经理调查研究、了解情况并提出处理意见或建议,供集团领导决策。

        3、协助总经理作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况。

        4、负责各类文件的分类呈送,请集团领导阅批并转有关部门处理。

        5、负责校内外上下互通信息、左右协调。作好接待工作、来信来访,及时处理反馈师生反映的后勤保障方面的意见、建议。

        6、记好企业大事记,及时收发、采访企业在经营决策及深化改革中的经验、好人好事、先进事迹,认真办好后勤通讯,树立后勤服务新气象。

        7、协助企业领导及党委做好各部门的考核、评优、检查等工作。

        8、负责处理办公室职责范围内的其他事宜,完成领导交办的其他工作任务。

        

总经理办公室职责

        1、在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。

        2、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议纪录。做好决议、决定等文件的起草、发布。

        3、做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作。

        4、负责保管使用企业图章和介绍信。

        5、负责企业内外的公文办理,解决来信、来访事宜,及时处理、汇报。

        6、负责上级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。

        

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